第十八条 对本部门办理的信访案件调查结束后，要对案情进行全面系统地分析。对信访中提出的问题逐个依据事实，按照政策规定，准确定性，作出结论，写出调查报告并提出处理意见，调查结果及处理意见要与信访人见面并听取意见。
第十九条 调查清楚作出结论后，商请案件发生的主管部门按有关政策规定，给予适当的处理。
第四章 结案上报
第二十条 结案标准。凡审结的案件要做到：事实清楚；证据确凿；结论定性准确；处理符合政策并得到了落实；手续完备；有信访人签署的意见。
第二十一条 承办的信访案件结案后，应写出结案报告。上级机关交办的，应逐级上报原立案机关审批，本级立案的报主管领导审批。
第二十二条 结案报告一般是一案一报，标题应写“关于××问题的调查处理情况报告”，一般分为标题、主送机关名称、正文、报告单位。正文中要写明上级机关交办的日期、文号、问题要点、调查情况、基本事实和结论、处理决定、信访人意见等方面的内容。
第二十三条 结案上报的形式，一般案件以信访部门的名义上报。重要案件，以及国家计生委厅（司）以上领导批示交办的案件，应以委员会名义上报。上报国家计生委的结案报告要一式三份。
第二十四条 结案时限。国家计生委交办的信访案件，应在三个月内结案；逾期不能报结的，要向交办机关写出要求延期结案的请示报告，说明情况和原因，经交办机关审查同意延期的，可重新确定结案时限。
第二十五条 对逾期未结案的要及时催办。一般案件可采取信函、电话催办；复杂、重要的案件可派人催办。对长期顶着不办的要向主管领导汇报，必要时向党委、政府分管领导汇报，做到限期结案。
第二十六条 结案审查。立案的上级机关对下级承办机关审结的案件，要进行审查，看事实是否清楚，证据是否充分，定性是否准确，处理是否恰当，有无信访人的意见。如认为有不清楚或处理不当的，可以将结案报告退还承办机关责成补充有关材料或重新复议审理，也可以直接派人协助原承办机关调查处理。
